Klouzavé předpovědi nejsou nic nového, ale musím zdůraznit, že většina hotelů je nepoužívá, a to by opravdu měly. Je to neuvěřitelně užitečný nástroj, který má doslova cenu zlata. Nicméně sice neváží moc, ale jakmile ho začnete používat, stane se z něj nepostradatelný nástroj, který musíte mít každý měsíc, a jeho dopad a důležitost obvykle nabývá na váze a dynamice v posledních měsících roku. Stejně jako zápletka v dobré detektivce může nabrat náhlý spád a vést k nečekanému konci.
Nejprve si musíme definovat, jak vytváříme klouzavou prognózu, a poukázat na osvědčené postupy pro její tvorbu. Poté chceme pochopit, jak sdělujeme její zjištění, a nakonec chceme zjistit, jak ji můžeme využít ke změně finančního směřování, což nám opět umožní dosáhnout požadovaných výsledků.
Na začátku musí být rozpočet. Bez rozpočtu nemůžeme mít průběžnou prognózu. Podrobný 12měsíční rozpočet hotelu, který sestavují manažeři oddělení, konsoliduje finanční ředitel a schvaluje značka a majitelé. To jistě zní docela přímočaře a snadno, ale ve skutečnosti to není nic jednoduchého. Přečtěte si blog na postranním panelu o tom, proč vytvoření rozpočtu trvá tak „zatraceně dlouho“, zde.
Jakmile schválíme rozpočet, je trvale uzamčen a žádné další změny nejsou povoleny. Zůstane navždy stejný, skoro jako srstnatý mamut z dávno zapomenuté doby ledové, nikdy se nezmění. To je role, kterou hraje klouzavá předpověď. Jakmile se dostaneme do nového roku nebo velmi pozdě v prosinci, v závislosti na harmonogramu vaší značky, budete předpovídat na leden, únor a březen.
Základem pro 30-, 60- a 90denní prognózu je s největší pravděpodobností rozpočet, ale nyní vidíme situaci před sebou mnohem jasněji, než když jsme rozpočet psali například v srpnu/září. Vidíme nyní plány, tempo, skupiny a úkolem je co nejlépe předpovídat každý měsíc a zároveň si uchovat rozpočet jako srovnávací prvek. Pro smysluplné srovnání se také porovnáváme se stejnými měsíci loňského roku.
Zde je příklad, jak používáme klouzavou prognózu. Řekněme, že jsme v lednu naplánovali rozpočet REVPAR na 150 USD, v únoru na 140 USD a v březnu na 165 USD. Nejnovější prognóza ukazuje, že se k cíli trochu přiblížíme, ale zaostáváme. REVPAR v lednu na 130 USD, v únoru na 125 USD a v březnu na 170 USD. Ve srovnání s rozpočtem je to smíšená situace, ale evidentně zaostáváme a situace s tržbami není skvělá. Co tedy uděláme teď?
Nyní se hra obrací a pozornost se přesouvá z příjmů na republikánskou stranu. Co můžeme udělat pro zmírnění případného ušlého zisku v prvním čtvrtletí vzhledem k našemu předpokládanému poklesu příjmů ve srovnání s rozpočtem? Co můžeme v prvním čtvrtletí odložit, zpozdit, omezit, eliminovat v našem provozu, pokud jde o mzdy a výdaje, abychom snížili ztrátu, aniž bychom zabili pacienta? Poslední část je klíčová. Potřebujeme podrobně vědět, co můžeme shodit z potápějící se lodi, aniž by nám explodovala přímo do obličeje.
To je obraz, který chceme vytvořit a spravovat. Jak můžeme co nejvíce udržet pohromadě konečný výsledek, i když se tržby nevyvíjejí tak, jak jsme plánovali v rozpočtu? Měsíc po měsíci sledujeme a co nejvíce upravujeme naše výdaje. V tomto scénáři chceme z prvního čtvrtletí vyjít s většinou kůže stále přilepenou. To je klouzavá prognóza v akci.
Každý měsíc jsme aktualizovali obrázek na dalších 30, 60 a 90 dní a zároveň jsme doplnili „skutečné měsíce“, abychom měli stále větší výhled na horizont konečného cíle – rozpočtovaného Republikánské strany na konci roku.
Jako další příklad si vezměme dubnovou prognózu. Máme teď skutečnou hodnotu za leden, únor a březen! Vidím teď čísla z března a zaostáváme v tržbách a GOP za rozpočtem, plus nejnovější prognózu na příští 3 měsíce a konečně i rozpočtová čísla za posledních 6 měsíců. Celou dobu se soustředím na to, co nás čeká – konec roku. Prognóza na duben a květen je silná, ale červen je slabý a léto je ještě příliš daleko na to, abychom se příliš těšili. Beru své nejnovější prognózované údaje na duben a květen a vidím, kde mohu vynahradit některé slabiny prvního čtvrtletí. Také se zaměřuji na červen, co můžeme zastavit a co správně rozvrhnout, abychom první polovinu roku zvládli na úrovni rozpočtované GOP nebo co nejblíže k ní.
Každý měsíc aktualizujeme další měsíc a píšeme naši prognózu. Tento proces dodržujeme po celý rok.
Jako další příklad si vezměme zářijovou prognózu. Mám k dispozici výsledky za srpen od začátku roku a situace za září je solidní, ale říjen a zejména listopad výrazně pozadu, a to zejména s ohledem na tempo ve skupinách. A tady chci shromáždit síly. Naše Republikánská strana má k 31. srpnu velmi těsné splnění rozpočtu. Nechci tento zápas prohrát v posledních 4 měsících roku. S mými prodejními a revenue management týmy dělám maximum. Musíme na trh uvést speciální nabídky, abychom vykompenzovali slabý skupinový obraz. Musíme zajistit, aby naše krátkodobé zaměření bylo soustředěné. Co můžeme udělat pro maximalizaci tržeb a minimalizaci výdajů?
Není to žádná věda, ale jde o to, jak hospodaříme s rozpočtem. Používáme klouzavou prognózu, abychom se co nejvíce přiblížili rozpočtovanému cíli Republikánské strany na konci roku. Když jsme byli pozadu, zdvojnásobili jsme úsilí o řízení výdajů a nápady na příjmy. Když jsme byli napřed, zaměřili jsme se na maximalizaci průtoku peněz.
Každý měsíc až do prosincové prognózy opakujeme s naší postupnou prognózou a rozpočtem stejný tanec. Takto efektivně hospodaříme. A mimochodem, nikdy se nevzdáváme. Pár špatných měsíců jistě znamená, že nás čeká skvělý měsíc. Vždycky jsem říkal: „Řízení rozpočtu je jako hraní baseballu.“
Očekávejte nadcházející článek s názvem „Kouř a zrcadla“ o tom, jak podceňovat a přehánět výsledky na konci roku a zároveň si naplnit skříňky.
Ve společnosti Hotel Financial Coach pomáhám vedoucím hotelů a týmům s koučováním finančního vedení, webináři a workshopy. Osvojení a uplatňování potřebných dovedností v oblasti finančního vedení je nejrychlejší cestou k většímu kariérnímu úspěchu a větší osobní prosperitě. Výrazně zlepšuji individuální i týmové výsledky s prokázanou návratností investic.
Zavolejte nebo napište ještě dnes a domluvte si bezplatnou diskusi o tom, jak můžete ve svém hotelu vytvořit finančně angažovaný tým vedení.
Čas zveřejnění: 13. září 2024
